Kawalan Dokumen Berperingkat


  1. Dokumen Berperingkat (DB) bermaksud dokumen dalam bentuk surat menyurat, sijil, penyata, minit, akaun dan Arahan-Arahan Pentadbiran, Prosedur Kerja, Ordinan, Akta, Enekmen, Rekod Prestasi Kerja Pegawai dan Ahli Lembaga Pengarah serta Pelan Perancangan yang disifatkan perlu dijaga dan dipelihara sentiasa dari kebocoran sebarang maklumat ke tangan orang yang tidak sepatutnya mengakses dokumen tersebut.
  2. Peringkat tahap penjagaannya adalah seperti berikut dan pegawai yang boleh mendapatkan akses tentang dokumen tersebut mengikut tahap pangkat pegawai tersebut (dikehendaki mengemaskinikan rekod ambilan dan pemulangan serta siapakah yang memberikan kelulusan capaian terhadap dokumen tersebut); seperti yang diputuskan melalui Mesyuarat Pengurusan Persatuan seperti yang ditetapkan oleh pihak Pendaftar Pertubuhan (ROS);
    1. TERHAD
    2. RAHSIA
    3. RAHSIA BESAR
  3. Setiap pegawai yang diberi kuasa capaian/akses dikehendaki menjaga selamat dokumen tersebut dari dicerobohi. Penjagaan selamat ‘Hard Copy’ termasuk kawalan kunci bilik kebal, almari besi yang kebal dari dieroboh dan bebas dari kerosakan akibat serangga perosak atau api/air dan lain. Ianya perlu difailkan dengan kemas, mempunyai Nombor Rujukan dan Rekod Kawalan Pergerakan yang perlu disahkan terima dan verifikasi oleh seorang pegawai lain yang diberi kuasa. Fail wajib bertulis TAHAP BERPERINGKAT.
  4. Bagi Dokumen ‘Soft Copy’ pula, Para 3 wajib juga dipatuhi secara rekod ‘Soft Copy’. Ianya termasuklah dokumen dalam PC, disket, CD, pen drive serta simpanan di smart phone dan ‘Cloud’ .
  5. Sekiranya peraturan dan SOP tidak dinyatakan dengan jelas melalui catatan minit mesyuarat Pentadbiran atau Mesyuarat AJK Lembaga Pengarah Pertubuhan yang telah diluluskan oleh ROS, Lazimnya Peraturan Umum tercatat dalam Perlembagaan Persatuan; jika masih tidak ditemui juga, maka peraturan umum wajiblah dirujuk kepada pihak ROS. Pegawai yang tidak mengetahui prosedur SOP wajiblah menghadiri kursus-kursus yang disediakan oleh ROS. Jika SOP tertentu juga tidak ternyata oleh ROS maka sila gunakan peraturan umum yang dikuatkuasakan oleh Jabatan Kerajaan seperti mana-mana yang sesuai atas sebab keselamatan dokumen yang tercatat dari Akta Acara Kewangan, Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang berkuatkuasa di Jabatan Kerajaan.
  6. Pemakaian peraturan ini juga termasuk kepada semua Pegawai Pentadbiran Persatuan bergaji atau elaun serta dipanjangkan juga kepada semua AJK Persatuan yang telah disahkan lantikannya.
  7. Sebarang pelanggaran dari mematuhi peringati ini adalah dianggap telah melakukan kesalahan dan jika diputuskan bersalah oleh Lembaga Tatatertib, si pelaku boleh diambil tindakan disimpin mengikut peraturan dan tatatertib pegawai yang berkuatkuasa.
  8. Arahan ini ialah oleh Pengerusi Persatuan bertarikh 08 November 2020. TAMAT.

Apa Kata AJK Persatuan

Hendak Buat Seribu Daya, Tak Hendak Buat Seribu Daleh.

Md Nazri Adan
Persatuan Khidmat Sukarelawan Sg Rambai

Hanya Dua Jenis Manusia Sahaja Kita Wajib Ikut Dan Patuh Iaitu Emak Bapak Dan Bos Kita. Jika Tidak Mahu Ikut Arahan, Boleh Belah, Tak Mungkin Bos Pullak Nak Belah.

Abdul Rashid Bahari
Persatuan Usahawan Wanita Teguh Negeri Melaka

Sedikit Sedikit Lama-Lama Jadi Bukit.

Kamatulzaman Hasan
Persatuan Koordinator Acara Teguh Negeri Melaka
Persatuan Koordinator Acara Teguh Negeri Melaka


Ayuh Lakukan Bersama


%d bloggers like this: